АСПРОМ. Делопроизводство

Модуль «АСПРОМ.Делопроизводство» (входит в состав ASPROM.ECM) позволяет организовать единый электронный архив документов (входящих и исходящих писем, ОРД и прочих управленческих документов) и автоматизировать процессы работы с ними.

Функционал

• организация единого электронного архива документов
• регистрация документов в соответствии с ГСДОУ
• коллективная работа с документами
• контроль исполнения поручений и резолюций
• разграничение прав доступа к конфиденциальным документам

Модуль «АСПРОМ.Делопроизводство» зачастую используется для расширения функционала модуля «АСПРОМ.Управление ПСД» в части ведения работы с организационно-распорядительной документацией по проектам:

Схема взаимодействия модуля «АСПРОМ.Делопроизводство» и «АСПРОМ.Управление ПСД»

Компоненты

• «АСПРОМ.Управление рабочими процессами»: автоматизация процессов рассмотрения, согласования и утверждения документации, а также процесса выдачи поручений и контроля их исполнения.

• «АСПРОМ.Шаблоны документов»: создание документов на основе заложенных в системе шаблонов, а также автоматическое заполнение документов, созданных на основе шаблона, значениями атрибутов карточек элементов.

• «АСПРОМ.Организационная структура»: структурированное хранилище данных о подразделениях и сотрудниках организации.

• «АСПРОМ.Замещение пользователей»: организация работы замещающего пользователя с задачами замещаемого на период отсутствия.

• «АСПРОМ.Связи»: автоматическое или ручное связывание элементов Системы, которые логически связаны между собой.

• «АСПРОМ. Электронная подпись»: подписание электронных документов квалифицированной электронной подписью.

Ведение электронного архива

Электронный архив документов включает следующие возможности:

• хранение документов осуществляется в виде карточки (с набором необходимых атрибутов) с прикрепленным к ней файлом в практически любом формате
• ведение видов документов для удобства категоризации (письмо, претензия, распоряжение и пр.)
• настройка версионности документов
• настройка необходимых атрибутов карточек документов (обязательных и не обязательных): Вид документа, Контрагент (Адресат), Содержание, Проект (при использовании модуля «АСПРОМ.Управление ПСД») и т.д.
• признаки конфиденциальности и доступности для всех юридических лиц и филиалов, от которых зависит разграничение прав доступа к документам
• отслеживание необходимости и сроков ответа на входящие/исходящие письма
• возможность ведения унифицированного списка тем документов (для удобства категоризации)
• связи документов: входящий – исходящий, основной документ – приложение, аннулированный документ – аннулирующий и пр. (при использовании компонента «АСПРОМ.Связи»)
• возможность создания документов на основании (с автоматическим заполнением некоторых полей карточки и обеспечением необходимых связей документов)

Регистрация документов

Для регистрации документов в соответствии с ГСДОУ предусмотрены следующие возможности:

• возможность настройки нескольких мест регистрации
• ведение номенклатуры дел с возможностью указания архива, в который сдано дело (после закрытия), и отслеживания сроков хранения
• ведение необходимого числа журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов

автоматическое присвоение регистрационного номера требуемого формата (в зависимости от выбранного журнала регистрации)

• возможность установки очередного регистрационного номера (для начала работы с Системой с середины года)
• возможность указания номера, присвоенного документу контрагентом
• возможность указания способа доставки документа, а также проставления отметки о доставке исходящего документа адресату (дата и время)
• отслеживание местоположения бумажного документа в организации (в подразделении, у конкретного сотрудника)
• возможность вставки штампа в файл входящего письма с указанием регистрационного номера и наименования юридического лица или филиала организации

Карточка исходящего документа (атрибуты регистрации)

Для делопроизводителей создано представление, которое визуально ничем не отличается от обычного журнала регистрации документов, который делопроизводители ведут в бумажном виде или в файле Excel. Перечень отображаемых столбцов преднастроен, но доступен для редактирования самим пользователем.

Также для удобства пользователей настроено навигационное меню, которое позволяет быстро перейти к нужному разделу модуля.

Для быстрой отправки исходящего документа адресатам по электронной почте модуль «АСПРОМ.Делопроизводство» предоставляет возможность автоматического формирования eml-файла с вложенными документами. При этом исходящий адрес и текст письма настраиваются для каждого юридического лица или филиала организации, а адреса контрагентов и тема сообщения автоматически подставляются из атрибутов карточки исходящего документа.

Процессы

Модуль «АСПРОМ.Делопроизводство» включает в себя наиболее распространенные процессы работы с документами.

• Процесс работы с входящими документами
• Процесс формирования и контроля исполнения поручений
• Процесс работы с исходящими документами
• Процесс работы с внутренними документами